Cómo encontrar y verificar un proveedor en China antes de pagar

¿Dónde buscar proveedores fiables en China?

Los proveedores se encuentran sobre todo en tres sitios: plataformas B2B, ferias comerciales y visitas a zonas industriales. Ninguna fuente garantiza la fiabilidad por sí sola. Lo práctico es combinar al menos dos, preseleccionar entre tres y cinco candidatos por producto y verificar a cada uno con los pasos de este artículo antes de negociar precio.

Plataformas B2B

Permiten comparar muchos proveedores y pedir presupuestos sin viajar, pero el perfil lo redacta el propio proveedor. Si vas a usar Alibaba, lee antes cómo comprar en Alibaba desde España como empresa, donde se explica qué significan sus insignias y qué cubre su protección de pagos.

Ferias comerciales

En una feria ves el producto y comparas varios fabricantes del mismo sector en pocos días. Un ejemplo es la Feria de Cantón (China Import and Export Fair); consulta fechas y fases en su web oficial. Ten en cuenta que en un estand también exponen trading companies, así que la verificación sigue siendo necesaria.

Visitas y referencias

Visitar la fábrica es la forma más directa de comprobar lo que dice el proveedor. Como apoyo institucional, la red de Oficinas Económicas y Comerciales de España en China (Pekín, Shanghái, Cantón y Hong Kong) es, según el Ministerio de Asuntos Exteriores, el instrumento de la Administración española para apoyar a las empresas españolas en China.

¿Cómo comprobar la licencia de negocio de un proveedor chino?

Pide al proveedor una copia de su licencia de negocio (营业执照, *yingye zhizhao*) y búscala en el sistema público chino de información crediticia de empresas (国家企业信用信息公示系统, National Enterprise Credit Information Publicity System). Comprueba que el nombre en chino, el código, el domicilio y el ámbito de actividad coinciden con lo que te han enviado y con quien te factura.

Qué datos aparecen en el registro

Según el Reglamento de Registro de Entidades de Mercado de China (en vigor desde el 1 de marzo de 2022), los datos generales que se registran de cada empresa son:

• nombre;
• tipo de entidad;
• ámbito de actividad (经营范围);
• domicilio o lugar principal de actividad;
• capital registrado;
• representante legal.

La licencia se expide al registrar la empresa, y su fecha de expedición es la fecha de constitución. El mismo reglamento obliga a las empresas a publicar un informe anual, menciona la lista de operaciones anómalas (经营异常名录) y prevé que el sistema público anuncie, entre otras cosas, las licencias anuladas. Según el Gobierno chino, las infracciones de las empresas también se publican en ese sistema.

Cada empresa tiene además un código unificado de crédito social (统一社会信用代码), cuya estructura fija la norma nacional china GB 32100-2015.

Cómo hacer la consulta

La dirección oficial del sistema es www.gsxt.gov.cn (el Ministerio de Comercio chino remite a su página de consulta, corp-query-homepage.html). La web está en chino: busca por el nombre completo en chino o por el código, nunca por el nombre comercial en inglés, que no figura en el registro. Al revisar el resultado:

• Nombre: debe ser idéntico al de la licencia, al del contrato y al del titular de la cuenta bancaria. El servicio de ayuda de la Comisión Europea para pymes en China (China IP SME Helpdesk) señala que una diferencia entre el nombre comercial y el de la licencia es una señal de alerta que hay que aclarar.
• Estado: la empresa debe figurar como activa. Revisa también si tiene anotaciones de operaciones anómalas o sanciones.
• Fecha de constitución: debe encajar con la experiencia que alega el proveedor.
• Ámbito de actividad: debe cubrir el producto que te vende.

¿Fabricante o trading company: cómo saber con quién hablas?

Un fabricante produce en sus propias instalaciones; una trading company compra a fábricas y revende. Para distinguirlos, revisa el ámbito de actividad de la licencia (si incluye producción o solo venta), pide el domicilio de la planta, comprueba si coincide con el registrado y, si el pedido lo justifica, visita o audita la fábrica.

Que sea una trading company no es malo en sí mismo; lo importante es saberlo para negociar y repartir responsabilidades.

¿Qué muestras hay que pedir y cómo evaluarlas?

Pide siempre muestras antes del pedido, y no solo la de catálogo: la que cuenta es una muestra fabricada con los materiales y el proceso del pedido real. Evalúala contra tus especificaciones escritas, guarda una unidad firmada o sellada como referencia y déjalo reflejado en el contrato.

Cómo sacarles partido:

• Compara varias: pide muestras a dos o tres proveedores preseleccionados.
• Muestra de preproducción: cuando ya has elegido proveedor, pide una unidad fabricada con los materiales definitivos antes de que arranque la producción.
• Muestra de referencia: guarda una unidad aprobada, identificada y fechada. Si la producción no se parece a ella, es tu prueba.
• Documentación: si el producto necesita marcado CE u otros requisitos de la UE, pide la documentación técnica en esta fase, no al final.

¿Qué es una auditoría de fábrica y cuándo compensa?

Una auditoría de fábrica es una visita presencial para comprobar que el proveedor existe, que produce lo que dice y que tiene capacidad y controles de calidad suficientes para tu pedido. Compensa en un primer pedido de importe alto, en productos técnicos o a medida y cuando la verificación documental deja dudas.

Qué se suele revisar:

• que la planta existe en la dirección registrada y pertenece a la empresa de la licencia;
• maquinaria, líneas de producción y capacidad real frente al plazo prometido;
• control de calidad: control de materiales de entrada, controles durante la producción y registros;
• certificados que alega el proveedor. Las certificaciones acreditadas de sistemas de gestión (por ejemplo, ISO 9001) se pueden comprobar en IAF CertSearch, la base de datos del Foro Internacional de Acreditación;
• condiciones de almacén y embalaje.

La auditoría verifica al proveedor; no sustituye a la inspección de la mercancía antes del embarque. Los tipos de inspección y el muestreo AQL se explican en inspección de calidad en China: tipos, AQL y cuándo encargarla.

¿Qué condiciones de pago reducen el riesgo?

Las condiciones más seguras son las que no te obligan a pagar todo antes de comprobar la mercancía: un anticipo con el resto al superar la inspección, una carta de crédito documentaria o el pago protegido de una plataforma. Paga siempre a una cuenta de la empresa que figura en la licencia, nunca a una cuenta personal.

Las opciones habituales, explicadas de forma general:

• Transferencia con anticipo y saldo: se adelanta una parte para que el proveedor compre material y el resto se paga al aprobar la inspección previa al embarque o al recibir los documentos de embarque. Cuanto menor sea el anticipo y más tarde se pague el saldo, menor es tu riesgo; el porcentaje se negocia en cada caso.
• Carta de crédito documentaria: el banco paga al proveedor cuando presenta los documentos pactados (por ejemplo, conocimiento de embarque o certificado de inspección). La mayoría se rigen por las reglas UCP 600 de la Cámara de Comercio Internacional, aplicables desde el 1 de julio de 2007. Da más seguridad, pero tiene costes bancarios y más trámites; consulta con tu banco.
• Pago protegido en plataforma: algunas plataformas retienen el pago hasta que confirmas la recepción. Solo protege lo que se paga dentro de la plataforma y lo que figura en el pedido.

Una regla que vale para todas: si durante la negociación recibes datos bancarios nuevos, confírmalos por teléfono o por un canal que ya hayas usado antes con el proveedor, no respondiendo al mismo correo.

¿Qué debe incluir el contrato y la ficha de especificaciones?

El contrato debe fijar qué se compra, con qué calidad, cuándo, a qué precio y qué pasa si algo falla, sobre una ficha de especificaciones medible y firmado por la empresa que figura en la licencia. El China IP SME Helpdesk de la Comisión Europea desaconseja empezar una relación comercial en China sin contrato firmado.

Qué incluir:

• Especificaciones: materiales, medidas y tolerancias, colores (con referencia), acabados, embalaje, etiquetado y marcado.
• Criterios de aceptación: cómo se inspecciona, con qué nivel de muestreo y qué defectos invalidan el lote.
• Plazos: fecha de fin de producción y de embarque, y penalización por retraso.
• Precio y pago: moneda, calendario y condiciones para liberar cada pago.
• Incoterm: quién paga y asume el riesgo en cada tramo del transporte.
• Propiedad intelectual: acuerdos de confidencialidad y no competencia si entregas diseños. El registro de marcas y patentes en Europa no protege en China, según el mismo servicio de la Comisión.
• Ley aplicable y resolución de conflictos.

¿Qué comprobar antes del primer pago? (checklist)

Antes de transferir el primer euro, repasa esta lista. Resume en doce puntos las comprobaciones de este artículo: identidad y estado legal de la empresa, tipo de proveedor, muestras, fábrica, especificaciones, contrato y forma de pago. Si algún punto queda en blanco, acláralo con el proveedor antes de pagar.

1. Tengo copia de la licencia de negocio y la he contrastado en el sistema público chino.
2. El nombre de la licencia coincide con el del contrato, la factura proforma y el titular de la cuenta.
3. La empresa figura como activa y he revisado si tiene anotaciones de operaciones anómalas o sanciones.
4. El ámbito de actividad cubre el producto; sé si es fabricante o trading company.
5. He comparado al menos tres proveedores y he recibido muestras.
6. Tengo una muestra de referencia aprobada e identificada.
7. Los certificados que alega el proveedor se pueden verificar con el organismo emisor.
8. Si el pedido lo justifica, se ha auditado la fábrica.
9. Las especificaciones están por escrito y son medibles.
10. El contrato fija plazos, criterios de aceptación, Incoterm y penalizaciones.
11. El pago está vinculado a hitos (inspección, documentos), no todo por adelantado.
12. La cuenta bancaria está a nombre de la empresa y los cambios se confirman por otro canal.

Con el proveedor verificado, el resto del proceso (EORI, transporte, aranceles e IVA) está en la guía para importar de China a España paso a paso.